Hướng Dẫn Quản Lý Đơn Hàng
Chức năng Quản lý đơn hàng là nơi bạn theo dõi, xử lý và quản lý tất cả đơn hàng của khách. Bao gồm
các đơn hàng tự động (giao ngay) và đơn hàng cần xử lý thủ công.
1. Truy Cập Chức Năng
Để quản lý đơn hàng, vào menu SHOPKEY → Đơn hàng hoặc truy cập:
Trang quản trị → SHOPKEY → Đơn hàng2. Bảng Điều Khiển Thống Kê
Đầu trang hiển thị 5 ô thống kê trạng thái đơn hàng:
| Ô thống kê | Ý nghĩa | Màu sắc |
|---|---|---|
| Tổng đơn hàng | Tổng số tất cả đơn hàng trong hệ thống | Xanh dương |
| Chờ xử lý | Đơn hàng mới, chưa được admin xử lý | Vàng |
| Đang xử lý | Admin đã nhận và đang chuẩn bị hàng | Xanh nhạt |
| Hoàn thành | Đơn hàng đã giao thành công | Xanh lá |
| Đã hủy | Đơn hàng bị hủy (có hoặc không hoàn tiền) | Đỏ |
3. Các Trạng Thái Đơn Hàng
| Trạng thái | Mô tả | Hành động cần làm |
|---|---|---|
| Chờ xử lý |
Khách đã thanh toán, đơn hàng mới tạo | Cần xử lý thủ công: nhập nội dung giao hàng và chuyển sang “Hoàn thành” |
| Đang xử lý |
Admin đã nhận đơn, đang chuẩn bị | Tiếp tục xử lý và chuyển sang “Hoàn thành” khi xong |
| Hoàn thành |
Đã giao hàng cho khách | Không cần hành động. Có thể gia hạn nếu cần |
| Đã hủy |
Đơn bị hủy và hoàn tiền cho khách | Không cần hành động |
| Hủy không hoàn tiền |
Đơn bị hủy nhưng không hoàn tiền | Không cần hành động |
4. Bộ Lọc Tìm Kiếm
Nhấp vào “Bộ lọc tìm kiếm” để mở các tùy chọn lọc nâng cao:
| Bộ lọc | Mô tả |
|---|---|
| Sản phẩm | Lọc theo sản phẩm cụ thể |
| Gói sản phẩm | Lọc theo gói (plan) cụ thể |
| User ID | Tìm đơn hàng của người dùng cụ thể |
| Mã đơn hàng | Tìm theo mã giao dịch (VD: PO1234567) |
| Mã đơn API | Tìm theo mã đơn hàng từ API bên thứ ba |
| Nhà cung cấp API | Lọc đơn từ nhà cung cấp API cụ thể |
| Trạng thái | Lọc: Chờ xử lý / Đang xử lý / Hoàn thành / Đã hủy |
| Mã giảm giá | Tìm đơn sử dụng mã coupon cụ thể |
| Có mã giảm giá | Lọc đơn có/không sử dụng coupon |
| Có hoa hồng | Lọc đơn có/không trả hoa hồng affiliate |
| Trạng thái hết hạn | Đã hết hạn / Sắp hết hạn / Còn hạn / Vĩnh viễn |
| Đơn API | Lọc đơn từ API hoặc đơn thường |
| Từ ngày – Đến ngày | Lọc theo khoảng thời gian |
5. Bảng Danh Sách Đơn Hàng
Mỗi đơn hàng hiển thị các thông tin:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Bên mua | Tên người dùng, ID, số dư hiện tại, tổng nạp |
| Đơn hàng | Mã đơn, mã đơn API (nếu có), server API |
| Gói | Tên gói sản phẩm, badge loại gói (⚡ Giao ngay / 🛒 Đặt hàng) |
| Thanh toán | Số lượng, giá thanh toán, giá vốn, lợi nhuận |
| Trạng thái | Badge màu thể hiện trạng thái hiện tại |
| Ngày hết hạn | Ngày hết hạn sử dụng (nếu có), số ngày còn lại |
| Ghi chú nội bộ | Ghi chú riêng của admin (khách không thấy) |
| Ngày tạo | Thời điểm tạo đơn hàng |
| Thao tác | Nút: Xem chi tiết | Hủy đơn |
6. Xử Lý Đơn Hàng Thủ Công
Đối với các đơn hàng “Chờ xử lý” hoặc “Đang xử lý”, bạn cần xử lý thủ công:
Bước 1: Mở chi tiết đơn hàng
- Tìm đơn hàng cần xử lý trong danh sách
- Nhấp nút “Xem” (màu xanh) để mở trang chi tiết
Bước 2: Xem thông tin đơn hàng
Trang chi tiết hiển thị đầy đủ:
- Thông tin đơn hàng: Mã đơn, ngày tạo
- Thông tin khách hàng: Username, email, thiết bị/trình duyệt
- Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, gói đã mua
- Thông tin thanh toán: Giá gốc, giảm giá, số tiền thực thu
Bước 3: Nhập nội dung giao hàng nếu đơn hàng thủ công
- Tìm ô “Nội dung giao hàng” ở bên phải
- Nhập thông tin cần giao cho khách (tài khoản, mã key, hướng dẫn sử dụng…)
- Khách hàng sẽ nhìn thấy nội dung này sau khi đơn hoàn thành
Bước 4: Cập nhật trạng thái
- Chọn Trạng thái là “Hoàn thành”
- Nhấp nút “Cập nhật” để lưu
✅ Kết quả: Đơn hàng chuyển sang trạng thái “Hoàn thành”, khách hàng sẽ nhận được thông báo và có
thể xem nội dung giao hàng trong trang đơn hàng của họ.
7. Hủy Đơn Hàng
Có 2 cách hủy đơn:
Cách 1: Hủy và hoàn tiền
- Nhấp nút “Hủy” (màu đỏ) trong cột Thao tác
- Xác nhận hủy đơn
- Hệ thống sẽ tự động hoàn tiền vào tài khoản khách hàng
Cách 2: Hủy không hoàn tiền
- Vào trang chi tiết đơn hàng
- Chọn trạng thái “Hủy không hoàn tiền”
- Nhấp “Cập nhật”
🚨 Lưu ý: Chỉ sử dụng “Hủy không hoàn tiền” trong trường hợp đặc biệt (khách vi phạm điều khoản,
gian lận…). Việc hủy đơn không hoàn tiền có thể ảnh hưởng đến uy tín.
8. Gia Hạn Thời Gian Sử Dụng
Bạn có thể gia hạn hoặc thay đổi ngày hết hạn cho đơn hàng đã hoàn thành:
- Mở trang chi tiết đơn hàng
- Tìm ô “Ngày hết hạn tùy chỉnh”
- Nhập ngày mới (định dạng: dd/mm/yyyy)
- Nhấp “Cập nhật”
💡 Mẹo: Tính năng này hữu ích khi cần bồi thường thêm thời gian sử dụng cho khách gặp sự cố, hoặc
khi khách yêu cầu gia hạn đặc biệt.
9. Thao Tác Hàng Loạt
Bạn có thể thao tác với nhiều đơn hàng cùng lúc:
- Tick chọn các đơn hàng cần xử lý
- Thanh công cụ hàng loạt sẽ xuất hiện với các nút:
- Cập nhật ghi chú: Thêm ghi chú cho tất cả đơn đã chọn
- Xóa đã chọn: Xóa các đơn hàng đã tick
Lưu Ý Quan Trọng
⚠️ Ghi nhớ:
- Đơn hàng giao ngay (⚡) được xử lý tự động từ kho hàng, không cần thao tác thủ công
- Đơn hàng đặt hàng (🛒) cần admin xử lý thủ công
- Luôn kiểm tra số đơn “Chờ xử lý” hàng ngày để xử lý kịp thời
- Ghi chú nội bộ chỉ admin thấy, khách hàng không thấy
- Sử dụng bộ lọc “Trạng thái hết hạn” để theo dõi đơn sắp hết hạn và liên hệ gia hạn
Kết luận: Hệ thống quản lý đơn hàng cung cấp đầy đủ công cụ để bạn theo dõi, xử lý thủ công và quản
lý tất cả đơn hàng một cách hiệu quả. Hãy kiểm tra đơn hàng “Chờ xử lý” thường xuyên để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Leave A Comment?